如何写出一个优秀的年会策划案

 新闻发布会     |      2020-01-10 13:56
眼下,又快到年底了,许多单位又要筹备年会了。如果你们单位领导把办年会的活动策划任务交给你,你该怎样策划把这个活动办好呢?
 
任何一场活动,首先都需要一个详细的可执行的活动策划案。办年会也是如此,虽然都是单位内部人员,某些方面可以随便点,但由于活动关系到团队关系的融洽,因此作为活动策划者一点也不能马虎,必须顾及方方面面,周密安排。
具体来讲,一个年会策划案内容应包括活动目的、场地准备、现场安排、活动准备、经费预算等,每一个部分都非常重要。
 
1.明确活动目的,突出特色和主题
 
为什么要花钱举办年会活动?当然是有目的的。而和这个目的息息相关的就是本次年会的主题。有的单位是多少周年庆,有的单位是今年业绩翻了多少倍,有的单位可能是拿到了多少个好项目,有的单位可能是制定了下一步的大目标,每个单位对于这一年的关键词都不一样,而年会目的就要结合年会的主题进行阐述,对于不同的年会主题应该给员工、给外界传达什么样的信息,都需要在目的中阐述清楚。除了这些个性特色,年会还常带有加深职工交流,营造团结活泼的团队氛围,激发职工干事创业活力的目的。
 
 
2.明确年会场地,注重适度与功能
 
选择年会场地,要全方位考虑实际需要,注重适度与功能。选择场地需要注重以下几方面的事项:
 
一是会场地理位置。会场的地段是否比较偏,单位大部分员工前往这里需要的时间大概需要多久,有无地铁站,有无公交车站,公交车的收班时间大概是多少,公交车站和附近的地铁站有无公共站点提供换成,会场附近打车是否方便,会场是否方便寻找,等等,这些因素都需要从实际情况出发综合考虑到。如果单位能够安排车辆接送那就更好啦。
 
二是会场的大小。活动场地规模宜量力而行。考虑到会场的人员接纳量,建议在参会人数基础上上浮20%。因为一般年会期间会安排一些团队互动活动,为了不显得拥挤,所以会场适当宽松点为佳。
 
三是会场的效果。舞台效果是否可以达到预期效果,灯光可以如何控制、音效如何、灯全亮和灯全灭是什么效果。对于舞台的搭建效果,需要在没人的时候查看一次,另外还需要在会场充满人的情况下查看一次,可能是其他公司或组织在使用会场的时候,看看他们的会场效果,这样可以很好的预见自己公司使用这个会场时候的现场效果。
 
四是会场的配套设施。更衣间与后场间是否可以一气呵成,舞台旁边需要必备一个换衣间和后场间,可以使观众在没有打扰的情况下享受整场年会。有的会场需要表演人员拿着衣服奔向场外的洗手间换衣服,然后在奔到舞台两旁进行后场,一场年会下来,表演人员一直都在来回穿梭,是一个很差的体验。其他还有一些小的选择标准,如何会场的网络情况、停车场地等等,这些项目可以根据单位的自身情况加入选择标准中。
 
3.明确现场流程,严把时间节点
 
年会现场的流程必须严谨,每一个时间点,对应一个活动内容,时间点要具体到分钟。
 
入场贵在有序。一定要考虑到人的流动顺序,不要让参会者来回流动,这会让本来人就比较多的会场因为人员的反复进出,更加拥堵。比如,合理的流程是参会者先排队签到,签到完成后随即入场就坐,然后再组队进行合影拍照。不合理的流程是先入场就坐,然后再出来排队签到,然后再到场外进行拍照留念。这样的安排就没有遵循人的流动顺序,使得现场混乱不堪。
 
暖场贵在温馨。在正式开始前,需要考虑到就坐的员工的体验,可以是放一些热场曲,也可以是播放单位相关的一些视频,可以是单位曾经制作过的视频,也可以是专门为本次年会制作的视频,或者是领导对大家的寄语,等等。播放这些视频的好处是可以帮助员工酝酿情绪,老员工可以从中感受到更多的存在感,让所有人提前都参与进来。
 
致辞贵在激情。领导的致辞环节一定要安排的特别隆重,这是一个老板展示自己魅力的机会,所以致辞稿要饱含激情。同样,这也是一次员工了解领导的机会,很多员工平日里可能与老板都只有擦肩而过的机会,那这一次致辞便是让所有员工来了解老板。领导致辞,可以与员工的互动,让会场气氛达到最高点。
 
4.明确活动预算,坚持适度原则
 
活动预算根据单位的情况,量力而行,适度为宜。通过前面所有的策划,整个项目的物资需求以及预算需求基本都已经清楚,整理一份物资表和预算表,就可以很好的进行项目成本的控制。
 
物资表要细致到物品的名称、数量、单位、用处、存放处、管理和搬运人员、是否已采购、租借时间、归还时间。这样的一份表格才方便物资的使用与清点,每一件物资都责任到人,如数家珍。
 
预算表要细致到项目名称、数量、单位、费用、用处、有无发票、发票类型、对应责任人。在预算审批以及报销的时候才能轻松应对领导和财务的疑问。
 
最后,还要考虑各种临时问题的应急方案。如预定的会场当天无法使用、会场网络情况差、主持人出现临时状况、老板因为特殊原因迟到或者无法到场、话筒老是出问题……等等。应对各种情况都应该制定相应的备选方案,未雨绸缪才会使组织者在遇到紧急情况的时候临危不乱、从容处置。
 
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